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Haben Sie schon Meetings erlebt, in denen Sie (fast) eingeschlafen sind oder in denen immer auf den identischen Punkten rumgehackt wurde, vor allem, wenn irgendetwas nicht funktioniert hat? Oder sind Sie schon aus Meetings heraus gegangen und haben sich gefragt: “Was hat das jetzt eigentliche gebracht?” Dann wird es Zeit sich hier die optimale Vorgehensweise einzuverleiben. 

Die Mitarbeiterbesprechung ist das Zusammentreffen von Mitarbeitern einer Abteilung oder von Führungskräften unterschiedlicher Abteilungen. Hier gelten ebenso klare Regeln, wie in den Einzelgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

Es gilt zwei, von der Ziel Stellung her, unterschiedliche Mitarbeiterbesprechungen zu unterscheiden:

1. Ausrichtung und Zieldefinition

Diese Besprechung dient dazu, die grundsätzliche Ausrichtung der Abteilung ein zusteuern. Je kritischer sich die Geschäftssituation darstellt, desto wichtiger ist hierbei die professionelle Vorbereitung und emotionale Ausrichtung.

2. Umsetzungs-Sicherung

Diese Besprechungen zielen auf die Sicherstellung der grundsätzlichen Ausrichtung hin und beschäftigen sich mit den erfolgversprechenden Umsetzungsvarianten.

Bei der Mitarbeiterbesprechung, bei der Sie die grundlegende Ausrichtung Ihrer Abteilung zum Thema haben, um zum Beispiel auch Krisensituationen erfolgreich zu meistern, ist es Ihr Ziel Ihre Mitarbeiter emotional auf den notwendigen Wandel einzustimmen, neue erfolgversprechende Ziel Stellungen zu definieren und gemeinsam geeignete Maßnahmen zu entwickeln, die zur Zielerreichung als wichtiger Schritt dienlich sind.

Voraussetzungen:

  • Binden Sie Verbündete in Ihr Vorhaben ein:
    Hier eignen sich Mitarbeiter aus dem Quadranten A am besten. Motivieren Sie diese Mitarbeiter während der Besprechung aktiv in die positive Entwicklung des Vorhabens einzugreifen, indem Sie ihnen die Wichtigkeit der Aufgabe/ Situation und vor allem die Wichtigkeit ihrer Person verdeutlichen.
  • Definieren Sie gegebenenfalls, zur Sicherheit, im Voraus gemeinsam mit Ihren Verbündeten erreichbare und notwendige Ziele:
    Dies erleichtert Ihnen schnellstmöglich festzustellen, ob die im Team erarbeiteten Ziele ausreichend sind, um die notwendigen Ergebnisse zu erreichen.
  • Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Zielerreichung
    ohne diese in der Besprechung mit Ihrem gesamten Team in den Vordergrund zu stellen. Diese sind dann nur unter dem Aspekt: „Was würde für folgende Vorgehensweise sprechen und was nicht?“ Binden Sie unbedingt Ihre Mitarbeiter in die endgültige Entscheidungsfindung mit ein.

Zu Beginn der gemeinsamen Arbeitsrunde (Mitarbeiterbesprechung) klären Sie konkret über die augenblickliche Situation auf. Machen Sie unmissverständlich klar, dass Sie Ihre Mannschaft zur Bewältigung der Situation uneingeschränkt brauchen. Nutzen Sie hierbei emotionale Botschaften, die den Ernst der Lage verdeutlichen und die Wichtigkeit des gemeinsam zu erarbeitenden Lösungsweges deutlich machen.

Definieren Sie dann gemeinsam die notwendigen und machbaren Ziele. Holen Sie Ihre Mitarbeiter an wichtigen Punkten immer wieder ab, ob sie bis hierhin „dabei“ sind. Sorgen Sie für eine wiederkehrende Bestätigung und Verständigung des gemeinsamen Aufbruches.

Klären Sie hierbei die machbaren Dinge und bringen Sie auch die nicht machbaren Aspekte ins Gespräch, um diese dann mit Ihrer Zustimmung oder gar Aufforderung gemeinschaftlich abzuwählen.

Dies sorgt dafür, dass Ihren Mitarbeitern verdeutlicht wird, dass es Ihnen ausschließlich um vernunftbezogene Ergebnisse geht. Das stärkt gleichzeitig das Gemeinschaftsgefühl.

Wenn Sie mehrere Ziele definiert haben, dann lassen Sie Ihre Mitarbeiter definieren, wer sich welcher Ziele annimmt. Beachten Sie hier wieder das Stärkenmanagement Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie hier in kleinen Schritten eine Verteilung vornehmen, so dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Part der Ziele für sich fixiert, die den eigenen Stärken am nächsten kommen, umso größer wird die Chance der Zielerreichung im Gesamten werden. Sie werden sehen, dass am Ende selbst die Ziele noch verteilt werden können an die sich niemand heranwagen möchte. Andernfalls mag eine emotionale Zwischenmotivation „Meine Damen und Herren, Sie haben selbst gesagt, dass dieser Punkt wichtig für die Gesamtsituation unseres Unternehmens ist. Ist dem noch so, oder hat sich Ihrer Meinung nach die Wichtigkeit verschoben?“ Wunder bewirken.

Und falls nicht, wägen Sie ab, ob das nicht übernommene Ziel in der Priorität tatsächlich einen so hohen Stellenwert hat, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag.

Die zweite Art der Besprechungen,

die wir hier beleuchten möchten, ist auf die Sicherung der Umsetzungsqualität ausgelegt. Diese beschäftigt sich auch ausschließlich mit den hierfür möglichen Maßnahmen. Insofern geht es hier um die Erarbeitung aller Varianten, die geeignet sind, die gewünschten Ziele zeitgerecht zu erreichen.

In die Agenda derartiger Besprechungen gehören nur wenige Punkte. Es geht darum die einzelnen Aspekte in ihrer Tiefe zu besprechen, so dass jeder Teilnehmer seine konkrete Vorgehensweise erarbeitet und fest zurrt. Lassen Sie die möglichen Wege durch Ihre Mitarbeiter selbst erarbeiten, geben Sie nicht die Lösungswege vor, auch wenn Sie eine, Ihrer Meinung nach, Ideallösung vor Augen haben. Sorgen Sie nicht dafür, dass Ihr Mitarbeiter vielleicht seinen eigenen Gedanken durch den Ihrigen ersetzt, sondern stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Weg findet. Denken Sie daran: Die Wahrscheinlichkeit, den selbst erdachten und erarbeiteten Weg zu gehen, ist um ein Vielfaches höher, als bei einem vorgegebenen Weg. Zusätzlich steigert dies weiter die Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter.

Vorteile der Mitarbeiterbesprechungen

Der Vorteil einer Mitarbeiterbesprechung liegt darin, dass Ziele oder Zwischenziele gemeinsam identifiziert und Aktionen gemeinschaftlich geplant werden können und dass das Team in ihrer Gesamtheit darauf eingeschworen werden kann. Sie haben dabei die Chance Betroffene zu Beteiligten zu machen, indem Sie Ihre Mitarbeiter direkt in die notwendigen Maßnahmen mit einbinden, statt über Vorgaben von Zielen als auch von Maßnahmen Unlust oder gar Unmut zu generieren. Wenn Mitarbeiter die Fäden, die sie in der Hand halten, auch selbst geknüpft haben, erhöht sich drastisch die Wahrscheinlichkeit, die geplanten Maßnahmen umzusetzen.

Gefahrenpotenziale bei Mitarbeiterbesprechungen

Es wäre blauäugig zu glauben, dass solche Besprechungen nicht auch gewisse Gefahrenpotenziale bergen würden. Doch wie in allen vergleichbaren Situationen sind diese Gefahren nur dann kritisch, wenn sie nicht im Vorneherein ernsthaft in Erwägung gezogen werden, um sie dann systematisch und professionell auszuschalten und damit zu verhindern.

Sie kennen Mitarbeiter, die bei Besprechungen die eingebrachten Ideen, besonders wenn sie von der Führungskraft stammen, lapidar als  „undurchführbar“, „hatten wir schon und hat damals schon nichts getaugt“, „geht bei unseren Kunden nicht“, „lässt sich für unseren Arbeitsauftrag nicht anwenden“, oder mit anderen vergleichbaren Einlassungen abtun. Wenn Sie auf die A-B-C-D-Quadranten schauen, werden Sie Mitarbeiter bevorzugt im D-Quadranten finden. Mitarbeiter des C-Quadranten stimmen sich in diesen Tenor dann gerne ein.

Diskussionen darüber, warum Dinge nicht funktionieren, sind kontraproduktiv und hemmen die Gedanken nach Vorne. Verdeutlichen Sie, dass es Ihnen um konkrete Lösungswege für die Zukunft geht. Sammeln Sie zunächst alle Ideen wertungsfrei als Variante des „Brainstormings“, um dann die besten Ideen gemeinsam zu priorisieren und als geeignet zu vereinbaren.

Die Mitarbeiterbesprechungen stehen und fallen mit der Vereinbarung, die als Ergebnis der Besprechung unabdingbar ist. Hierbei ist dieses Werkzeug vergleichbar mit den Einzelgesprächen, die Sie mit Ihren Mitarbeitern führen. Ohne ganz konkrete Vereinbarung der Vorgehensweisen weicht die Verbindlichkeit zurück und die Umsetzung wird fraglich. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter selbst ihre persönliche Vorgehensweise niederschreiben. Ein parallel veranlasstes Protokoll erhöht diese Verbindlichkeit weiter und ermöglicht jedem Teilnehmer, die einzelnen Aspekte nochmals nachzuvollziehen.  

Tipp Mitarbeiterbesprechungen:

Achten Sie darauf, dass jeder mit seinem persönlichen Fahrplan herauskommt. Je konkreter, desto besser wird das Ergebnis.

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