Das Mitarbeiter Einzelgespräch: Wirksame Führung durch klare Kommunikation

Das Mitarbeiter-Einzelgespräch ist kein optionales Nice-to-have, sondern ein klarer Führungsauftrag. Wenn Ihnen die Entwicklung und der Erfolg Ihrer Mitarbeitenden wichtig sind, gibt es keine Ausreden. Gleichzeitig bietet das Gespräch die Chance, Fehler zu vermeiden und nachhaltige Erfolge zu sichern.

Ziele und Häufigkeit

Einzelgespräche schaffen Nachhaltigkeit im erfolgreichen Arbeiten. Sie sollten – je nach Rolle – wöchentlich bis monatlich stattfinden. Die Häufigkeit hängt von der Aufgabe, dem Entwicklungsstand und aktuellen Herausforderungen ab. Ziel ist immer, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende seine Aufgaben bestmöglich erfüllt:

• Vertriebsmitarbeiter:innen: Absatz- und Entwicklungsziele

• Sachbearbeitung: Korrekte und zeitnahe Bearbeitung der Vorgänge

• Vertriebsführungskräfte: Steuerung der Teams und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden

Die Führungskraft prüft regelmäßig, ob Mitarbeitende auf dem richtigen Weg sind und greift bei Bedarf unterstützend ein.

Zahlen, Daten, Fakten (ZDF)

Im Gespräch werden Zahlen, Daten und Fakten besprochen, z. B. Zielerreichung, Absatzmenge oder Gesprächsanzahl. Entscheidend ist jedoch nicht nur das Ergebnis, sondern die Handlungen, die zum Erfolg geführt haben. So wird erkennbar, ob Erfolge bewusst erzielt wurden und welche Vorgehensweisen als Best-Practice für andere Projekte genutzt werden können. Gleichzeitig bietet dies Gelegenheit für Lob und Wertschätzung, um Motivation und Selbstreflexion zu fördern.

Protokollierung

Ziele werden schriftlich festgehalten. Das Protokoll ist kurz, fokussiert und vom Mitarbeiter erstellt. Er erhält das Original, die Führungskraft eine Kopie. So wird die Zielvereinbarung verbindlich und nachvollziehbar.

Aufbau des Einzelgesprächs

Das Gespräch gliedert sich in Rückblick (30 %) und Ausblick (70 %).

Rückbetrachtung

Der Fokus liegt auf Erfolgen, deren Vorgehensweise analysiert wird. Wir stellen gezielte Fragen, geben positives Feedback und vermeiden Vergleiche oder Verbesserungsvorschläge von außen. So bleibt der Blick auf das Tun des Mitarbeiters gerichtet und fördert Selbstbewusstsein und Motivation.

Ausrichtung nach vorne

Vergangene Misserfolge werden nicht hinterfragt. Stattdessen liegt der Fokus auf zukünftigen Maßnahmen, Erfolgsfaktoren und Lösungsorientierung. Kommentare der Führungskraft beschränken sich auf lobende Worte, während Kritik bewusst vermieden wird, um Eigenverantwortung und Chancenorientierung zu stärken.

Prozess: Verantwortung beim Mitarbeiter

Im Einzelgespräch übernimmt der Mitarbeiter selbst Verantwortung: Er berichtet über Erfolge und Herausforderungen, reflektiert sein Vorgehen und plant kommende Schritte. Die Zielhöhe wird vom Mitarbeiter selbst festgelegt, nicht von der Führungskraft.

Weitere Impulse für wirksame Führung finden Sie in unserem Artikel „Zeit zum Führen“, der erklärt, wie Sie bewusst Führungszeit investieren, um Ihre Mitarbeitenden effektiv zu begleiten.